כתיבת מכתב

מכתב אישי ומכתב רשמי
נהוג למיין את המכתבים לפי מידת הרשמיות שבהם:
מכתב אישי מבטא קרבה, הוא אינטימי וחברי, לעומת מכתב רשמי, שנכתב על-ידי מישהו לא מוכר, מרוחק. ככל שהמוען והנמען מוכרים וקרובים זה לזה, כך המכתב אישי וחברי יותר. וככל שהמוען והנמען מרוחקים זה מזה, או שהמוען/הנמען הם מוסד, עיתון, משרד ממשלתי, חברה מסחרית וכדומה – כך המכתב רשמי יותר וכך לשונו רשמית יותר.
חלקי המכתב -
למכתבים יש מראה מיוחד. יש בהם חלקים קבועים שקל לראות ולזהות, ולפיהם אפשר לזהות את הטקסט כמכתב. חלקים אלה מאפיינים את כל המכתבים, והם יוצרים את התבנית החזותית של המכתב.
אך שימו לב להבדלים בין המכתבים השונים.
שני הסוגים, המכתב האישי והמכתב הרשמי, נבדלים זה מזה בתוכנם וגם בצורתם: יש חלקים קבועים המשותפים לכל המכתבים, ויש חלקים מיוחדים למכתבים הרשמיים.
החלקים הקבועים בכל מכתב הם:
הפנייה והברכה בתחילת המכתב
תאריך כתיבת המכתב ולעתים גם המקום שבו הוא נכתב.
גוף המכתב המכיל לעתים קרובות פתיחה וסיום
חתימה וברכה בסוף המכתב
למכתבים הרשמיים יש חלקים נוספים אופייניים:
הנדון וההעתקים.
פנייה וחתימה
המקומות שבהם בולטת ביותר נוכחותם של המוען והנמען במכתב הם הפנייה והחתימה: בפנייה מיוצג הנמען, ובחתימה מיוצג המוען.
הפנייה לנמען והחתימה (ציון השם) של המוען במכתב האישי הם ישירים, ללא ציון תפקיד או תואר. במכתב אישי הנמען והמוען רשומים בשמותיהם הפרטיים, בכינויי חיבה וכדומה, ועובדה זו מלמדת שיש ביניהם יחסי קרבה.
לעומת זאת, במכתב רשמי הפנייה לנמען היא לפי תפקידו. תחילה מוזכר השם הפרטי ושם המשפחה של הנמען, ואחר כך התפקיד: מרים נווה, מנהלת מחלקה. כך גם בחתימת המכתב הרשמי: מופיעים השם הפרטי של המוען, שם המשפחה שלו וכן תפקידו. במכתב הרשמי לא פונים לנמען בשמו הפרטי בלבד, גם אם מכירים אותו.
מילות הברכה אינן זהות בשני סוגי המכתבים. בפתיחתו של המכתב האישי נמצא מילות ברכה, כגון: הי, שלום, אהלן, ובסיומו: להתראות בקרוב, אוהבת, שלך. לעומת זאת, במכתב הרשמי מילות הברכה והפנייה הן: לכבוד, אל, אדון נכבד, אדון וגברת נכבדים, ובסיומו: בכבוד רב, בברכה.
ההבדלים האלה הם ביטוי ליחסים שבין המוען לנמען בשני סוגי המכתבים: המכתב האישי והמכתב הרשמי.
המוען והנמען מיוצגים בחלקים הקבועים של המכתב, בתחילתו ובסיומו: בפנייה, בחתימה ובברכות הנלוות אליהן. יחסים אלה מיוצגים במקומות נוספים במכתבים, לסוגיהם השונים.
פתיחה וסיום בגוף המכתב
בגוף המכתב ניתן לעתים קרובות להבחין בפתיחה ובסיום. לאחר הפנייה במכתב באה בדרך-כלל פתיחה, ולפני החתימה יבואו דברי סיום.
הפתיחה והסיום מהווים מעין מסגרת תקשורתית המתייחסת לסיבת הכתיבה, לנסיבות המכתב, להמשך ההתכתבות וכדומה.
פתיחה:
במכתב אישי הפתיחה עשויה להתייחס לסיטואציה של הכתיבה: מתי, איפה ובאילו נסיבות מתרחשת הכתיבה. לדוגמה - אני מוכרחה לכתוב לך מפני..., בזמן האחרון חשבתי עליך....
במכתב הרשמי נמצא בפתיחה ביטויים כגון: ברצוני להביא לידיעתך..., בהמשך לשיחת הטלפון בינינו ביום...; בתשובה למכתבכם בנושא...; בהתאם להנחיות שהועברו אלינו...; קיבלנו את תלונתך מיום...; הננו מאשרים בזאת כי...; וכדומה.
סיום:
במכתב אישי הכותב עשוי לספר מהן הנסיבות שהביאו אותו לסיים את המכתב: כתבתי הרבה, אני חייבת לרוץ לעבודה.
במכתב הרשמי אין מקום לסיומים כאלה, אבל גם בהם מובעת תקווה להמשך קשר, בביטויים, כגון: נודה לך אם תיענה לבקשתנו...; הואל נא לבדוק את הנושא...; נקווה שתבדקו את התלונה וכן הלאה.